De siete reportes sueltos a un cierre que cuadra en una pantalla.
Hotel Dann Carlton construye una plataforma contable a medida para cartera, bancos y conciliación. Los reportes de caja y de adquirentes entran al mismo lugar y el equipo revisa las diferencias, no las filas.
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- Hotel Dann Carlton Barranquilla
- Sector
- Hotelería
- Ciudad
- Barranquilla
Cuadrar la caja de un hotel no es un Excel.
Es el reporte del sistema del hotel contra el de cada adquirente, la pasarela de links y el extracto del banco.
Cada uno con su formato, sus fechas y sus totales.
El producto por dentro
Pantallas del sistema.
Antes
Cuadrar la caja de un hotel no es un Excel. Es el reporte del sistema del hotel contra el de cada adquirente, la pasarela de links y el extracto del banco. Cada uno con su formato, sus fechas y sus totales.
Qué construimos
Una plataforma contable propia, no un módulo de otro sistema. Carga de archivos, motor de conciliación, bandeja de excepciones, conciliación bancaria, cartera y avisos de cobro.
Ahora
- Los reportes de caja y de adquirentes entran por la misma carga.
- El motor propone cruces y separa las diferencias en una bandeja.
- La cartera y los avisos de cobro viven en la misma plataforma.
El sistema, por partes
Qué se construyó.
Carga de archivos
XLSX y CSV arrastrables, varios a la vez. Reconoce el formato por encabezado, normaliza fechas y valores, y evita cargar dos veces el mismo archivo o las mismas transacciones.
Conciliación
Cruce del reporte del hotel contra adquirentes y banco, con ventanas de fecha y reglas de coincidencia. Nada se confirma solo.
Bandeja de excepciones
Diferencias clasificadas por causa, expediente comparativo, cruce manual con sugerencias, confirmación en bloque e historial auditado.
Bancos y cartera
Carga de extracto, sugerencia de abono por valor y fecha, facturas con abonos y saldos, y política de recordatorios.
Avisos
Plantillas de correo con la marca del hotel, vista previa en escritorio y celular, y envío al marcar una factura como pagada.
Reportes
Cuadre por fechas o por cierre, por terminal, punto de venta y franquicia, con descarga en Excel.
Cada canal de pago habla su propio idioma
Hotel Dann Carlton opera en Barranquilla con alojamiento, restaurantes, bares y eventos. Un mismo día se cobra por datáfono, por link de pago y por transferencia. Cada canal entrega un reporte con columnas, fechas y totales distintos.
Cuadrar eso contra el sistema del hotel era trabajo manual. La necesidad era concreta: ver solo lo que no cuadra, con la causa, y dejar de revisar fila por fila.
Una plataforma contable, no otro Excel
Construimos una aplicación propia para el área contable. Los reportes entran por una sola carga y la plataforma reconoce cada formato por su encabezado. Si el reporte nuevo se solapa con uno anterior, solo entran las transacciones nuevas.
Un motor propone los cruces y separa las diferencias en una bandeja. Allí el equipo confirma, resuelve o descarta, siempre con nota e historial. Cartera, bancos y avisos de cobro viven en la misma plataforma.
IA donde ahorra tiempo, criterio humano donde importa
La IA ayuda a leer formatos nuevos: propone qué columna es la fecha, cuál el valor, cuál la autorización. Trabaja solo con encabezados y tipos de columna. Una persona revisa y confirma.
Así el hotel no depende de un proveedor para cada formato nuevo. Y ninguna sugerencia del modelo se convierte en un movimiento contable sin revisión.
En implementación
La plataforma está en implementación. El objetivo del cierre es concreto: que tesorería dedique su tiempo a las diferencias, no a las filas, con la cartera y los avisos de cobro en la misma plataforma.
